紙ファイルの取り扱い

紙ファイルの使い方等を紹介します

オフィスに欠かせない紙ファイル

電子文書の登場と紙文書の関係性

IT化が急速に進展するにつれ、文書のペーパーレス化も進んでいます。一時期は、最終的には電子文書に移行するのではないかとの見方もありましたが、依然として紙文書は残っています。電子文書は、材質こそ変われど、根本的には古来から変わらない紙に取って代わるのではないかと考えられましたが、やはり紙文書が残っているということは紙に相応のメリットがあることを示しています。

業務の効率化や環境への負荷を低減させる観点から、文書のデジタル化の流れは急速に進展しています。その一方で、紙に対する根強い支持があります。紙は電子ファイルと違い、電気もディスプレイも必要ありませんので、紙そのもので完結した媒体です。また、電子ファイルだと電子媒体を持っていないとやりとりができません。また、電子媒体の画面は目に悪いので、長時間の使用には適しません。会議などで電子媒体を使ったとき、最近こそできる媒体もありますが、基本的にはアイデアを書き込んだり、メモしたりといったことができません。人間の長い歴史において、品質は向上しているものの、本質的な機能が変わらない紙の役割は、電子媒体を持ってしても代替できない部分があります。

紙文書の保管と問題点とその解消

紙文書で最大のネックとなるのが保管です。物理的に紙として存在しますので、保管場所を確保する必要があります。さらに、きれいに綴じておかないと検索や閲覧もできませんので、ファイルに綴じることになります。いろいろなファイルがありますが、環境に優しく、コストも安く済むのが紙ファイルです。金属製のパイプがありませんし、留め具も樹脂製ですので、保管年限終了後の廃棄も容易にできます。反面、紙であるがゆえに、保存性が悪いといった欠点も指摘されてきました。また、大量の文書の保存には適さないといったことも言われてきました。最近では、これらの欠点をカバーするため、いろいろな改善が施されています。かなりの枚数を綴じることができる大容量タイプも登場しました。また、紙ゆえに、持ち運んだり、利用されたりしているうちに、どうしてもボロボロになってしまいます。これに対しては、耐水性があるフィルムシートを張り付けた、ラミネートタイプの紙ファイルが登場しました。これにより、耐久性も格段に上がり、折り曲がったりすることなく、多少の水にも耐えることができるようになりました。さらに、ボール紙を使ったクラフトボール表紙タイプの紙ファイルも投入されています。

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